経理のお仕事#3 立替経費精算

2018年3月14日仕事・転職, 会計

経理の仕事を具体的に紹介するシリーズ企画の第3弾は「立替経費精算」について!

どーも、経理歴9年のもりゾー(@morizoo_dakooda)です。

これから経理の仕事を始める人、経理の仕事に興味がある人向けに、経理歴9年のもりゾーが経理の仕事で経理として働きだしたらまずやる業務である「立替経費精算」についてお話します。

立替経費精算とは?

経理の仕事のうち立替経費精算は、もっともポピュラーな仕事の1つです。

仕事内容はいたってシンプル。あなたの会社の社員が立替えて支払っている交通費や接待や会議時の飲食代等の業務に必要な経費を申請して貰い、それを会計データに落とし込み支払いを行うだけです。

マジでいたってシンプルですね。

立替経費精算は月2回ある会社が多い

立替経費の精算は従業員の負担を少しでも減らすために月に2回行われる会社が多いです。なぜ都度精算してあげないのかというと…これはもう完全に事務作業負担との兼ね合いですね。

都度精算することで

  • 振込の場合は振込手数料が莫大にかかる
  • 現金精算の場合は現金管理のコストがかかる

といった感じで都度精算している会社は少ないと思います。とは言え月に1回しかないと例えば新卒で給与が少ない社員にとってはかなりの痛手になったりもするので月に2回精算する会社が多くなっています。

立替経費精算はどうやるの?

立替経費申請書なるものを領収書と共に経理に提出して貰う会社が以前はほとんどであったかと思います。例えばこんな感じのやつ。

※引用元:https://biz.moneyforward.com/expense/templates/7785/

これを提出して貰い、領収書と記載内容を突合しつつ、支出内容1つ1つに対して会計処理を行っていきます。

…と一昔前まではこんな超非効率なことを主流でやっていたと思います。これだけを行うための人員もいたでしょうね。

立替経費精算はもはやほぼ自動化でいけるよ!

立替経費精算書を紙ベースでやろうとすると

  1. 立替経費精算書を作成する
  2. 上長に提出し承認を貰う。
  3. 担当者から経理に回す
  4. 経理が領収書と支払い内容を突合し1つ1つ仕訳を起こす
  5. 一人一人の振込データを作成する
  6. 振込データをファームバンキングに取り込んで支払いをする

なんてゆうとても面倒な工程がありました。しかしここ2~3年くらいで優秀な経費精算システムがたくさん出てきました。freeeが出て来たくらいから一気に増えた感じがしますね。

月数千円のアカウント料さえ払ってしまえば、上記の1~5までの工程をほぼ自動でやってくれます。ファームバンキングへ取り込むところまで全て行ってくれるシステムもあります。

まあ会社としても経理ばかりに人件費も時間も浪費していられないので、人を雇うくらいだったら時間も短縮できる経費精算システムを入れてしまった方が良いですよね~って事でこれを専門にやっている経理事務員はそのうちいなくなるでしょうね。

立替経費精算での注意点

まあ自動化の話は少し置いておいて、立替経費精算で注意したいのが、

  • 上長の承認を受けているか
  • 仕訳は間違っていないか

の2点に尽きるかなと。

立替経費精算はとにかく量が多いです。そんな中間違えやすいのが上長の承認前の経費が回ってきていないか、1つ1つの会計処理が間違っていないかです。

この2点は立替経費精算の量が多いだけにチェックを怠ることが多いです。

とにかく入念なチェックを行いましょう。まあ経費精算システム入れてしまえばこんなミスも極端に減るでしょうけど…

さいごに

僕が経験してきたことをもとに順番に経理の仕事を紹介しています。

しかし経理の仕事はこれからAIに奪われていく仕事としても有名ですので、「立替経費精算」程度で挫折していたら未来はないでしょう。

でも経理初心者が必ず通る道でもあるので、しっかり基礎だけ学んでこういう内容の仕事はどんどん新人に譲っていく…もしくは効率的な仕組みを作って他の事に時間を割けるようにして行きましょう。

経理は効率化が命!

以上、「経理のお仕事#3 立替経費精算」でした。

この記事が気に入ったら
いいね ! しよう